A Prefeitura de Canoas já economizou mais de R$ 1,2 milhão com a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a partir do acordo de cooperação técnica firmado com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), de Porto Alegre, assinado em 2022.
O projeto de migração do antigo MVP para o SEI foi liderado pela Secretaria Municipal de Administração e Planejamento, que incluiu treinamentos e suporte aos usuários. Agora, a gestão e o suporte passam também à Fundação Municipal de Tecnologia da Informação e Comunicação de Canoas (CanoasTec), que já mantém e desenvolve as melhorias no sistema. “Além de ser um sistema mais robusto e de fácil utilização, a mudança gerou uma economia de R$ 40 mil mensais em comparação com o sistema anterior. Temos a convicção do dever cumprido com esse avanço tecnológico e com a economia aos cofres públicos”, pontua a secretária Jessica Estraich.
Além de Canoas, mais de 400 órgãos e entidades públicos no país já utilizam o SEI, que foi criado em 2009 com o objetivo de integrar e modernizar a atividade administrativa para que fosse realizada eletronicamente, eliminando o custo ambiental e de transporte da documentação. Além disso, o sistema reduz o tempo de tramitação dos procedimentos administrativos, enxugando fluxos de trabalho e, ao mesmo tempo, promovendo a transparência dos processos.
“Requisito como o Desenvolvimento Sustentável de Software faz parte das premissas da CanoasTec, uma vez que que o atual sistema está disponível de forma gratuita no Portal do Software Público, com contribuições de diversas entidades e órgãos públicos. Estamos finalizando um módulo Flow e queremos disponibilizar para a comunidade ainda em 2024”, explica o diretor-presidente da CanoasTec, Rogério Alves. Desde sua implantação, já foram criados mais 150 mil processos eletrônicos e disponibilizados o pedido e o acompanhamento dos processos pelo público externo.
O SEI é um sistema de gestão documental desenvolvido por servidores da Justiça Federal que permite transferir toda a gestão de processos administrativos para o meio eletrônico. Com a ferramenta, a tramitação de expedientes, desde a criação, a edição e a assinatura até o armazenamento, é realizada em ambiente virtual. Com o uso do sistema, a integração e o gerenciamento são facilitados pela versão única, que concede também autonomia para os cessionários. O SEI permite desenvolver e acoplar módulos próprios, e, com as melhorias realizadas, o sistema trouxe mais segurança, com duplo fator de autenticação e funcionalidades inovadoras, tal como o SEI Federação, que permite o compartilhamento de processos entre os órgãos públicos que utilizam o sistema nesta versão, sem a necessidade de remessa ou de malote digital.
Segundo a servidora Carla Wirti, uma das responsáveis pelo projeto, “o desafio, agora, é a administração se aproximar cada vez mais do cidadão, facilitando o cadastro do usuário externo através da utilização da plataforma GOV.BR.” A partir desse cadastro, o usuário externo tem a possibilidade realizar o pedido, a visualização de processos e a assinatura de contratos, convênios, termos, e outros instrumentos celebrados com o Poder Executivo Municipal.
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